PS1.3 - Gérer les moyens généraux

Pilote :
Responsable qualité

Assurer la gestion technico-administrative du service et optimiser les relations avec l'ensemble des partenaires et usagers internes et externes à l'établissement.

  • PM1.3 - Définir les axes opérationnels
    Pilote :
    Directrice
    Accéder au processus
  • PM1.4 - Suivre et accompagner les axes opérationnels
    Pilote :
    Responsable qualité
    Accéder au processus
  • Gérer les accueils (physique, téléphone, courriers, courriels, fax)
    Responsable :
    Secrétaire
    Surveillance :

    Lors des réunions de service

  • Gérer le courrier
    Responsable :
    Secrétaire
    Surveillance :

    Lors des réunions de service

  • Demande d'information et de service
    Responsable :
    Secrétaire
    Surveillance :

    Lors des réunions de service

  • Gérer le planning
    Responsable :
    Secrétaire
    Surveillance :

    Lors des réunions de service

  • Gérer les services internes
    Responsable :
    Secrétaire
    Surveillance :

    Lors des réunions de service

  • Gérer les matériels et les outils
    Responsable :
    Secrétaire
    Surveillance :

    Lors des réunions de service

  • Gérer les locaux
    Responsable :
    Secrétaire
    Surveillance :

    Lors des réunions de service

  • Gérer l'information et la documentation
    Responsable :
    Secrétaire
    Surveillance :

    Lors des réunions de service

Indicateurs

QuoiQuiCommentQuand

Nombre de dysfonctionnements signalés

Responsable qualité

Comptabiliser les dysfonctionnements signalés au cours des réunions de services

Avant réunion stratégique

Nombre de dysfonctionnements résolus

Responsable qualité

Comptabiliser les dysfonctionnements résolus au cours des réunions de services

Avant réunion stratégique

Définitions

  • CT

    Cellule TICE

  • CRI

    Centre de Ressources Informatiques

  • DRH

    Direction des Ressources Humaines

  • OM

    Ordre de mission

Acteurs

  • Responsable qualité

    Le responsable qualité est nommé par le responsable du STIC. Il est le représentant de la Direction. En tant que représentant de la Direction, il a toute autorité pour obtenir des membres du STIC la mise en œuvre des actions permettant d'assurer la conformité du Système de Management de la Qualité aux différentes exigences. Il rend compte du fonctionnement du Système de Management de la Qualité et garantit que les processus définis sont mis en œuvre et entretenus. Il contribue à la sensibilisation aux exigences des clients.

  • Secrétaire

    Missions

    • Accueil

    • envoi et réception du courrier

    • préparation de bons de commande et état de frais de déplacement

    • engagement des charges à payer

    • facturation des prestations du STIC

    • suivi budgétaire, classement

    • gestion des congés du personnel

    • gestion du matériel et des logiciels.

Entrées / Sorties

Exigences

  • Obtenir l'aide ou l'information demandée

  • Appliquer les règles éditées par l'université (Hygiène – sécurité – conditions de travail – environnement)

  • Assurer l'organisation interne de la CT

Risques

Inadaptation du poste de secrétaire avec les besoins du STIC

  • Définir et justifier le profil de poste du secrétaire pour obtenir, auprès de la direction et des services des RH, une personne capable de remplir les tâches nécessaires aux besoins du STIC.

Instabilité du poste

  • Mettre en place si nécessaire des instructions de travail pour faciliter les changements de personnel

Incompétence partielle et/ou manque d'autonomie

  • Mettre en place si nécessaire des instructions de travail pour faciliter les changements de personnel

  • Proposer des formations en fonction des compétences manquantes ou pour accélérer la maitrise des outils de gestion.

  • Assurer un encadrement efficace pour meilleure autonomie du secrétaire.

  • Temporairement répartir le travail sur les autres membres de l'équipe

Désintérêt porté aux actions menées par l'équipe opérationnelle

  • Lors des entretiens individuels essayer de trouver les causes et définir avec l'intéressé les solutions

Manque de collaboration des partenaires jugés prioritaires (CRI – services financiers de l'Université)

  • Identifier les relais pour contourner les incompatibilités personnelles

Risque d'inégalité de traitement

  • Lors de l'entretien individuel aborder directement ou indirectement ce problème et agir en conséquence, et si besoin aborder ce sujet lors des audits

Améliorations

QuoiComment

Instructions de travail

Mettre à jour (ajout-modification-suppression) la liste des actions justifiant la rédaction d'une instruction de travail à l'occasion de changements organisationnels (analyse des risques)