PS2.1 - Effectuer une veille

Pilote :

Responsable qualité

Finalité

Assurer une mise à jour constante des connaissances du personnel du service TICE pour adapter les choix pédagogiques et technologiques aux besoins et priorités des projets.

PM1.3 - Définir les axes opérationnels
Pilote :
Directrice
Accéder au processus
PM1.4 - Suivre et accompagner les axes opérationnels
Pilote :
Responsable qualité
Accéder au processus
PS2.2 - Elaborer le plan de communication
Pilote :
Responsable qualité
Accéder au processus
Identifier les champs de surveillance en fonction des besoins des responsables de projets
Responsable :
Equipe du STIC
Surveillance :
Lors des réunions de service
Affecter un responsable pour la surveillance de chaque champ
Responsable :
Equipe du STIC
Surveillance :
Lors des réunions de service
Surveiller le champ en fonction des besoins et des priorités
Responsable :
Equipe du STIC
Surveillance :
Lors des réunions de service
Diffuser en interne
Responsable :
Equipe du STIC
Surveillance :
Lors des réunions de service
Diffuser en externe (projets inter-établissements)
Responsable :
Equipe du STIC
Surveillance :
Lors des réunions de service

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Indicateurs

Quoi

Qui

Comment

Quand

Pourcentage de temps consacré à la veille par personne (nominatif) et par mois (0-5-10-15-20-25)

Responsable qualité

Information recueillie lors des réunions de services

Compte rendu de réunion de service[Modèle]

Avant réunion stratégique

Acteurs

Equipe du STIC
Certaines actions (réunions, etc.) sont menées collégialement par l'ensemble du personnel du STIC
Responsable qualité
Le responsable qualité est nommé par le responsable du STIC. Il est le représentant de la Direction. En tant que représentant de la Direction, il a toute autorité pour obtenir des membres du STIC la mise en œuvre des actions permettant d'assurer la conformité du Système de Management de la Qualité aux différentes exigences. Il rend compte du fonctionnement du Système de Management de la Qualité et garantit que les processus définis sont mis en œuvre et entretenus. Il contribue à la sensibilisation aux exigences des clients.

Entrées / Sorties

Données d'entrées	Processus en amont
Compte rendu de réunion stratégique[Modèle]	PM1.3 - Définir les axes opérationnels

Données de sortie	Processus en aval
Information sous toutes ses formes	PM1.4 - Suivre et accompagner les axes opérationnels PS2.2 - Elaborer le plan de communication

Exigences

Exécution du travail partagé au sein de l'équipe
Diffusion complète et signalée à la hauteur de son intérêt au moment opportun

Risques

Ne pas se libérer assez de temps pour réaliser la veille

Analyser les causes
Réactualiser les champs de surveillance et la répartition
Participer à des réunions nationales, régionales de groupe de travail
Participer à des groupes de réflexion via les outils de communication d'internet
Organiser et participer à des réunions de travail intra et/ou inter-établissements avec nos partenaires privilégiés

Consacrer trop de temps à la veille

Vérifier régulièrement et ajuster, si besoin, l'adéquation de la veille avec les problèmes posés par les axes opérationnels
Diminuer la part de la veille dans l'activité

Concentrer la veille sur des personnes inappropriées (compétence technique ou manque de transfert d'information)

Rendre cette activité aussi collégiale que possible par des contacts informels pour favoriser la communication en interne ou en externe sur les connaissances acquises

Améliorations

Quoi

Comment

Mutualiser et/ou élargir certains champs de veille avec nos partenaires privilégiés (internes et/ou externes)

Compétences spécifiques ou possibilités d'informations spécifiques des partenaires professionnels (CRI – autres services TICE)

Mutualiser et faciliter l'accès aux éléments de connaissances

Création d'une base numérique thématique regroupant les références intéressantes pour le service