- Clarifier les objectifs de l'événement au regard du public destinataireResponsable :Directrice
- Proposer cet événement aux partenaires potentielsResponsable :DirectriceContributeur :Personne stratégique
- Définir le programmeResponsable :DirectriceContributeurs :Personne stratégique,Chef de projet
- Définir l'ensemble des modalités pratiques d'organisationResponsable :DirectriceContributeur :Chef de projet
- Choisir les intervenantsResponsable :DirectriceContributeur :Personne stratégique
- Définir les dates de l'évènement et planifier son organisationResponsable :DirectriceContributeur :Personne stratégique
- Produire les supports de communicationResponsable :Infographiste
- Gérer la comptabilité et les autorisations administrativesResponsable :DirectriceContributeur :Secrétaire
- Gérer la procédure d'inscription des participantsResponsable :DéveloppeurDonnées :
- Gérer les réservations (lieu, hôtels, restaurants) et les manifestations annexes
- Gérer la logistique de l'évènementResponsable :Chef de projetContributeur :Equipe du STIC
- Réaliser et suivre l'évènementResponsable :DirectriceContributeur :Equipe du STIC
- Evaluer la satisfaction des participantsResponsable :DirectriceContributeur :Equipe du STIC
- Justifier les recettes et les dépenses de l'évènementResponsable :SecrétaireDonnées :
- Evaluer l'impact de l'évènement par rapport aux objectifsResponsable :DirectriceContributeur :Chef de projet
- Validation
Vérifier auprès de l'office du tourisme les manifestations ayant lieu sur Angers et la disponibilité des hôtels
A partir de l'estimation du nombre de participants, lister les besoins en petites fournitures : enveloppes, étiquettes, papier cartonné, badges, papier de couleur....
Estimer les besoins en locations de salle, traiteur, verre, restaurant...
Etablir le budget prévisionnel en fonction de l'estimation logistique
Engager les dépenses si nécessaire
Préparer les mises en page des étiquettes, badges...
Faire un budget prévisionnel équilibré en Recettes/Dépenses (avec toutes les recettes visibles).
A faire pour chaque CR (centre de responsabilité) et manifestation
les recettes et dépenses doivent être équilibrées
Indiquer le CR à affecter aux dépenses et aux recettes
Le montant n'est qu'indicatif mais tous les libellés de recettes et de dépenses doivent figurer sur le budget.
le budget est imprimé sur un papier à entête et signé de la direction du STIC
le budget doit être signé par le Président de l'Université, par l'intermédaire du service financier et comptable
Archiver une copie avec le dossier de la manifestation
Cette régie de recett e est nécessaire pour encaisser les paiements en espèces.
Nommer un régisseur (direction du service).
Faire une demande officielle par courrier aux affaires financières
Pour les manifestations de type "organisation d'une formation", dont fait partie l'organisation de colloques ou séminaires, toutes les dépenses liées doivent être engagées sur la rubrique 618.
Faire la demande une régie d'avance pour pouvoir dépenser des espèces directement
En cas de règlement direct au fournisseur (ex : tickets de RU) :
établir un bon de commande
demander à la Présidence un chèque de la valeur du bon de commande.
Pour le client
Aucune facture ne sera faite par l'agence comptable pour des colloques ou des séminaires.
Il revient donc au STIC d'établir un "Reçu" ou une facture, pour les bons de commande, en indiquant :
UB = 918 (Unité Budgétaire)
CR du budget
numérotation spécifique à l'évènement
sans TVA
Objet : Participation à ........, car officiellement il n'y a pas de tarif imposé.
Ce document ne portera pas la signature de l'agent comptable et sera envoyé directement au client.
Pour l'agence comptable
Envoyer à la Présidence pour mandatement
le règlement du client avec une copie de la facture ou du reçu
le délai minimun est de 15 jours après envoi du budget prévisionnel signé à la présidence
remarque concernant le numéraire : déposer les espèces à la présidence en semaine, le matin après avoir pris rendez vous (pas le vendredi) car les procédures de dépôt d'espèces à la présidence sont longues.
Pour le STIC
Garder une copie de la facture ou du reçu dans le dossier de la manifestation.
Aucun justificatif de règlement n'est envoyé par la présidence (c'est au STIC de le faire)
Réaliser un formulaire d'inscription en ligne qui permet d'enregistrer les informations suivantes
nom, prénom, établissement, coordonnées (adresse et mail)
réservation repas et soirée
règlement, mode de règlement, montant du règlement
informer que les coordonnées seront (si besoin) communiquées, sauf mention contraire de leur part (possibilité de décocher la case)
Prévoir un envoi automatique d'accusé de réception et préparer une page web d'informations diverses ( bus, taxi, hôtels, accès parking...) qui sera mentionnée sur le formulaire et l'accusé de réception.
Une semaine avant l'évènement, fusionner le données afin d'éditer la liste des participants
Une liste complémentaire sera éditée la veille de de l'évènement
Enveloppes personnalisées (étiquettes)
Badges
Autorisation de diffusion
Tickets repas
Rappel facture si nécessaire
Pour l'organisation du jour : lors de la mise sous enveloppe, indiquer avec un petit post-it le montant dû et avec un grand post-it les repas pour lesquels l'intervenant n'a pas confirmé
Enveloppes personnalisées (étiquettes)
Badges
Attestation de présence
Autorisation de diffusion
Tickets repas
Rappel facture si nécessaire
Pour l'organisation du jour : lors de la mise sous enveloppe, indiquer avec un petit post-it le montant dû et avec un grand post-it les repas pour lesquels l'intervenant n'a pas confirmé
Liste des participants et des intervenants par ordre alphabétique sur 3 colonnes (noms, prénoms, établissement)
Formulaires d'évaluation : satisfaction, attentes....
Informations diverses (plan : bus/taxi/hôtels/ ; accès parking ; trajet gare séminaire...)
A préparer
Préparer une feuille d'émargement pour l'ensemble des participants et des intervenants (à griser). Cette liste comportera nom, prénom, établissement, confirmation, règlement, mode de règlement, montant, autorisation de diffusion.
Préparer une liste pour chaque repas et si besoin pour la soirée
Ranger les enveloppes préparées par ordre alphabétique, intervenants à part
Besoin de 3 personnes à l'accueil le jour de l'évènement
1 personnes pour l'émargement
1 personne qui donne l'enveloppe et les informations (ex : absence de règlement, feuille d'autorisation de diffusion à donner),
1 personne qui réceptionne les règlements et les feuilles d'autorisation de diffusion, met à jour la liste en conséquence, et donne les tickets des repas si absence de confirmation.
Prévoir un accueil en amphi de l'assemblée, présenter le planning de la journée et rappeler l'organisation logistique
Acteurs
Chef de projet
Mission
Il étudie et assure la maîtrise d'œuvre des projets permettant l'intégration des technologies d'information et de communication (TIC) dans l'enseignement.
Activités principales
Animer et coordonner une équipe pour la réalisation et les développements logiciels nécessaires au projet
Mettre en œuvre la chaîne de production-médiatisation des contenus dans le respect des chartes ergonomique, graphique et qualité
Assurer l'interface avec les équipes pédagogiques pour la conception des dispositifs de formation et avec les équipes de développement d'applications, système et réseau
Respecter et faire respecter des législations en vigueur concernant le droit d'auteur et le droit à l'image pour tous les éléments visuels, sonores et textuels inclus dans la production
Elaborer les cahiers des charges fonctionnels pour la réalisation des ressources
Administrer les plateformes d'enseignement en ligne
Activités associées
Assurer la maintenance des dispositifs pédagogiques
Assurer une veille technico-pédagogique
Gérer les infrastructures techniques
Conduire des actions de sensibilisation, conseil et formation afin de promouvoir les usages des TICE.
Participer à la recherche et aux projets expérimentaux dans le domaine des TICE
Assurer la formation des enseignants dans le domaine des technologies de la formation ouverte et à distance
Rédiger la documentation des outils et logiciels spécifiques
Développeur
Mission
Il conçoit et développe des produits et services multimédias off-line ou on-line dans le cadre de la politique de développement des TICE de l'établissement
Activités principales
Réaliser les analyses fonctionnelles des besoins et réaliser le cahier des charges technique en collaboration avec les porteurs de projet dans les domaines de la pédagogie et de la communication
Sélectionner et mettre en oeuvre les outils conformes à l'architecture des projets et dans le respect du plan d'urbanisation des systèmes d'information
Créer de nouveaux composants en assurant les développements spécifiques et leur assemblage
Développer les interfaces utilisateurs
Paramétrer les applications et administrer les plateformes de gestion de contenus
Activités associées
Animer une équipe projet web-multimédia (interne/externe)
Mener l'analyse comparative de l'offre d'outils logiciels (de génération de pages, de création et de gestion contenus)
Assurer le maintien et l'évolution des outils et fournir un support fonctionnel aux usagers
Animer les formations des utilisateurs - Rédiger la documentation technique et fonctionnelle des développements
Directrice
Mission
Le responsable du service TICE met en œuvre la politique de développement des technologies de l'information et la communication dans le cadre du projet de l'établissement
Activités principales
Analyser les besoins TICE dans le domaine de la formation et de la recherche et constituer le cahier des charges fonctionnel des projets
Conseiller la maîtrise d'ouvrage sur des méthodes et des solutions techniques adaptées à l'environnement éducatif et à l'élaboration des dispositifs de déploiement.
Piloter un dispositif de conduite du changement et d'accompagnement des utilisateurs
Organiser et animer un réseau d'enseignants en liaison avec la politique TICE de l'établissement pour favoriser la généralisation des usages des TICE.
Piloter les projets en collaboration avec des composantes pédagogiques et de recherche, avec les services techniques concernés (informatique, audiovisuels...).
Gérer les moyens humains financiers et matériels d'un service.
Activités associées
S'impliquer dans un réseau d'experts des technologies éducatives et de communication
Assurer une veille technologique et concurrentielle
Faire appliquer la législation en vigueur concernant le droit d'auteur et le droit à l'image pour tous les éléments visuels, sonores et textuels inclus dans la production.
Faire respecter les normes et standards
Concevoir le dispositif et les actions de formation pour favoriser l'usage des TICE
Elaborer des dossiers d'appels d'offres et participer aux procédures de passation des marchés
Equipe du STIC
Certaines actions (réunions, etc.) sont menées collégialement par l'ensemble du personnel du STIC
Infographiste
Mission
L'infographiste conçoit, réalise et met en forme au plan graphique et typographique un document ou un produit multimédia défini selon les besoins du commanditaire.
Activités principales
Définir et proposer les choix esthétiques et l'expression graphique pour répondre à un projet éditorial ou à une action de communication.
Concevoir et mixer du texte et des images dans un document.
Réaliser la maquette à l'aide des moyens appropriés dans le respect des contraintes propres au mode de reproduction choisi.
Créer et modifier les éléments visuels numérisés (photos, dessins, schémas,...), fixes ou animés destinés à être intégrés dans tous supports de communication (livre, cédéroms...).
Concevoir l'interactivité des documents et réaliser l'architecture correspondante.
Appliquer ou contrôler le respect des règles de la typographie. Vérifier la conformité du document final avant le processus de reproduction.
Contrôler la qualité du travail de reproduction.
Personne stratégique
Personne ayant les compétences et le réseau nécessaire pour réaliser l'action
Responsable qualité
Le responsable qualité est nommé par le responsable du STIC. Il est le représentant de la Direction. En tant que représentant de la Direction, il a toute autorité pour obtenir des membres du STIC la mise en œuvre des actions permettant d'assurer la conformité du Système de Management de la Qualité aux différentes exigences. Il rend compte du fonctionnement du Système de Management de la Qualité et garantit que les processus définis sont mis en œuvre et entretenus. Il contribue à la sensibilisation aux exigences des clients.
Secrétaire
Missions
Accueil
envoi et réception du courrier
préparation de bons de commande et état de frais de déplacement
engagement des charges à payer
facturation des prestations du STIC
suivi budgétaire, classement
gestion des congés du personnel
gestion du matériel et des logiciels.