PS1.3 - Gérer les moyens généraux

Pilote :

Responsable qualité

Finalité

Assurer la gestion technico-administrative du service et optimiser les relations avec l'ensemble des partenaires et usagers internes et externes à l'établissement.

PM1.3 - Définir les axes opérationnels
Pilote :
Directrice
Accéder au processus
PM1.4 - Suivre et accompagner les axes opérationnels
Pilote :
Responsable qualité
Accéder au processus
Gérer les accueils (physique, téléphone, courriers, courriels, fax)
Responsable :
Secrétaire
Surveillance :
Lors des réunions de service
Gérer le courrier
Responsable :
Secrétaire
Surveillance :
Lors des réunions de service
Demande d'information et de service
Responsable :
Secrétaire
Surveillance :
Lors des réunions de service
Gérer le planning
Responsable :
Secrétaire
Surveillance :
Lors des réunions de service
Gérer les services internes
Responsable :
Secrétaire
Surveillance :
Lors des réunions de service
Gérer les matériels et les outils
Responsable :
Secrétaire
Surveillance :
Lors des réunions de service
Gérer les locaux
Responsable :
Secrétaire
Surveillance :
Lors des réunions de service
Gérer l'information et la documentation
Responsable :
Secrétaire
Surveillance :
Lors des réunions de service

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Indicateurs

Quoi

Qui

Comment

Quand

Nombre de dysfonctionnements signalés

Responsable qualité

Comptabiliser les dysfonctionnements signalés au cours des réunions de services

Compte rendu de réunion de service[Modèle]

Avant réunion stratégique

Nombre de dysfonctionnements résolus

Responsable qualité

Comptabiliser les dysfonctionnements résolus au cours des réunions de services

Compte rendu de réunion de service[Modèle]

Avant réunion stratégique

Définitions

CT
Cellule TICE
CRI
Centre de Ressources Informatiques
DRH
Direction des Ressources Humaines
OM
Ordre de mission

Acteurs

Responsable qualité
Le responsable qualité est nommé par le responsable du STIC. Il est le représentant de la Direction. En tant que représentant de la Direction, il a toute autorité pour obtenir des membres du STIC la mise en œuvre des actions permettant d'assurer la conformité du Système de Management de la Qualité aux différentes exigences. Il rend compte du fonctionnement du Système de Management de la Qualité et garantit que les processus définis sont mis en œuvre et entretenus. Il contribue à la sensibilisation aux exigences des clients.
Secrétaire
Missions
- Accueil
- envoi et réception du courrier
- préparation de bons de commande et état de frais de déplacement
- engagement des charges à payer
- facturation des prestations du STIC
- suivi budgétaire, classement
- gestion des congés du personnel
- gestion du matériel et des logiciels.

Entrées / Sorties

Données d'entrées	Processus en amont
Compte rendu de réunion stratégique[Modèle] Planning de charge de l'équipe[Modèle]	PM1.3 - Définir les axes opérationnels

Données de sortie	Processus en aval
Planning de charge de l'équipe[Modèle]	PM1.4 - Suivre et accompagner les axes opérationnels

Exigences

Obtenir l'aide ou l'information demandée
Appliquer les règles éditées par l'université (Hygiène – sécurité – conditions de travail – environnement)
Assurer l'organisation interne de la CT

Risques

Inadaptation du poste de secrétaire avec les besoins du STIC

Définir et justifier le profil de poste du secrétaire pour obtenir, auprès de la direction et des services des RH, une personne capable de remplir les tâches nécessaires aux besoins du STIC.

Instabilité du poste

Mettre en place si nécessaire des instructions de travail pour faciliter les changements de personnel

Incompétence partielle et/ou manque d'autonomie

Mettre en place si nécessaire des instructions de travail pour faciliter les changements de personnel
Proposer des formations en fonction des compétences manquantes ou pour accélérer la maitrise des outils de gestion.
Assurer un encadrement efficace pour meilleure autonomie du secrétaire.
Temporairement répartir le travail sur les autres membres de l'équipe

Désintérêt porté aux actions menées par l'équipe opérationnelle

Lors des entretiens individuels essayer de trouver les causes et définir avec l'intéressé les solutions

Manque de collaboration des partenaires jugés prioritaires (CRI – services financiers de l'Université)

Identifier les relais pour contourner les incompatibilités personnelles

Risque d'inégalité de traitement

Lors de l'entretien individuel aborder directement ou indirectement ce problème et agir en conséquence, et si besoin aborder ce sujet lors des audits

Améliorations

Quoi

Comment

Instructions de travail

Mettre à jour (ajout-modification-suppression) la liste des actions justifiant la rédaction d'une instruction de travail à l'occasion de changements organisationnels (analyse des risques)