Assurer la préparation et l'organisation d'un évènement de communication
- Clarifier les objectifs de l'événement au regard du public destinataireResponsable :Directrice
- Proposer cet événement aux partenaires potentielsResponsable :DirectriceContributeurs :Personne stratégique
- Définir le programmeResponsable :DirectriceContributeurs :Personne stratégiqueChef de projet
- Définir l'ensemble des modalités pratiques d'organisationResponsable :DirectriceContributeurs :Chef de projet
- Choisir les intervenantsResponsable :DirectriceContributeurs :Personne stratégique
- Définir les dates de l'évènement et planifier son organisationResponsable :DirectriceContributeurs :Personne stratégique
- Produire les supports de communicationResponsable :Infographiste
- Gérer la comptabilité et les autorisations administrativesResponsable :DirectriceContributeurs :SecrétaireDocuments :doc_nonDisponible.docdoc_nonDisponible.doc
- Gérer la procédure d'inscription des participantsResponsable :DéveloppeurDocuments :doc_nonDisponible.doc
- Gérer les réservations (lieu, hôtels, restaurants) et les manifestations annexesResponsable :DirectriceContributeurs :Equipe du STICDocuments :doc_nonDisponible.doc
- Gérer la logistique de l'évènementResponsable :Chef de projetContributeurs :Equipe du STICDocuments :Autorisation d'enregistrement et de retransmission des interventions[Modèle]
- Réaliser et suivre l'évènementResponsable :DirectriceContributeurs :Equipe du STIC
- Evaluer la satisfaction des participantsResponsable :DirectriceContributeurs :Equipe du STICDocuments :Formulaire d'évaluation de l'évènement[Modèle]
- Justifier les recettes et les dépenses de l'évènementResponsable :SecrétaireDocuments :doc_nonDisponible.doc
- Evaluer l'impact de l'évènement par rapport aux objectifsResponsable :DirectriceContributeurs :Chef de projet
- Validation
Vérifier auprès de l'office du tourisme les manifestations ayant lieu sur Angers et la disponibilité des hôtels
A partir de l'estimation du nombre de participants, lister les besoins en petites fournitures : enveloppes, étiquettes, papier cartonné, badges, papier de couleur....
Estimer les besoins en locations de salle, traiteur, verre, restaurant...
Etablir le budget prévisionnel en fonction de l'estimation logistique
Engager les dépenses si nécessaire
Préparer les mises en page des étiquettes, badges...
Faire un budget prévisionnel équilibré en Recettes/Dépenses (avec toutes les recettes visibles).
A faire pour chaque CR (centre de responsabilité) et manifestation
les recettes et dépenses doivent être équilibrées
Indiquer le CR à affecter aux dépenses et aux recettes
Le montant n'est qu'indicatif mais tous les libellés de recettes et de dépenses doivent figurer sur le budget.
le budget est imprimé sur un papier à entête et signé de la direction du STIC
le budget doit être signé par le Président de l'Université, par l'intermédaire du service financier et comptable
Archiver une copie avec le dossier de la manifestation
Cette régie de recett e est nécessaire pour encaisser les paiements en espèces.
Nommer un régisseur (direction du service).
Faire une demande officielle par courrier aux affaires financières
Pour les manifestations de type "organisation d'une formation", dont fait partie l'organisation de colloques ou séminaires, toutes les dépenses liées doivent être engagées sur la rubrique 618.
Faire la demande une régie d'avance pour pouvoir dépenser des espèces directement
En cas de règlement direct au fournisseur (ex : tickets de RU) :
établir un bon de commande
demander à la Présidence un chèque de la valeur du bon de commande.
Pour le client
Aucune facture ne sera faite par l'agence comptable pour des colloques ou des séminaires.
Il revient donc au STIC d'établir un "Reçu" ou une facture, pour les bons de commande, en indiquant :
UB = 918 (Unité Budgétaire)
CR du budget
numérotation spécifique à l'évènement
sans TVA
Objet : Participation à ........, car officiellement il n'y a pas de tarif imposé.
Ce document ne portera pas la signature de l'agent comptable et sera envoyé directement au client.
Pour l'agence comptable
Envoyer à la Présidence pour mandatement
le règlement du client avec une copie de la facture ou du reçu
le délai minimun est de 15 jours après envoi du budget prévisionnel signé à la présidence
remarque concernant le numéraire : déposer les espèces à la présidence en semaine, le matin après avoir pris rendez vous (pas le vendredi) car les procédures de dépôt d'espèces à la présidence sont longues.
Pour le STIC
Garder une copie de la facture ou du reçu dans le dossier de la manifestation.
Aucun justificatif de règlement n'est envoyé par la présidence (c'est au STIC de le faire)
Réaliser un formulaire d'inscription en ligne qui permet d'enregistrer les informations suivantes
nom, prénom, établissement, coordonnées (adresse et mail)
réservation repas et soirée
règlement, mode de règlement, montant du règlement
informer que les coordonnées seront (si besoin) communiquées, sauf mention contraire de leur part (possibilité de décocher la case)
Prévoir un envoi automatique d'accusé de réception et préparer une page web d'informations diverses ( bus, taxi, hôtels, accès parking...) qui sera mentionnée sur le formulaire et l'accusé de réception.
Une semaine avant l'évènement, fusionner le données afin d'éditer la liste des participants
Une liste complémentaire sera éditée la veille de de l'évènement
Enveloppes personnalisées (étiquettes)
Badges
Autorisation de diffusion
Tickets repas
Rappel facture si nécessaire
Pour l'organisation du jour : lors de la mise sous enveloppe, indiquer avec un petit post-it le montant dû et avec un grand post-it les repas pour lesquels l'intervenant n'a pas confirmé
Enveloppes personnalisées (étiquettes)
Badges
Attestation de présence
Autorisation de diffusion
Tickets repas
Rappel facture si nécessaire
Pour l'organisation du jour : lors de la mise sous enveloppe, indiquer avec un petit post-it le montant dû et avec un grand post-it les repas pour lesquels l'intervenant n'a pas confirmé
Liste des participants et des intervenants par ordre alphabétique sur 3 colonnes (noms, prénoms, établissement)
Formulaires d'évaluation : satisfaction, attentes....
Informations diverses (plan : bus/taxi/hôtels/ ; accès parking ; trajet gare séminaire...)
A préparer
Préparer une feuille d'émargement pour l'ensemble des participants et des intervenants (à griser). Cette liste comportera nom, prénom, établissement, confirmation, règlement, mode de règlement, montant, autorisation de diffusion.
Préparer une liste pour chaque repas et si besoin pour la soirée
Ranger les enveloppes préparées par ordre alphabétique, intervenants à part
Besoin de 3 personnes à l'accueil le jour de l'évènement
1 personnes pour l'émargement
1 personne qui donne l'enveloppe et les informations (ex : absence de règlement, feuille d'autorisation de diffusion à donner),
1 personne qui réceptionne les règlements et les feuilles d'autorisation de diffusion, met à jour la liste en conséquence, et donne les tickets des repas si absence de confirmation.
Prévoir un accueil en amphi de l'assemblée, présenter le planning de la journée et rappeler l'organisation logistique